Onze huisregels

Huishoudelijk reglement.
Versie 19-04-2015.

Huishoudelijk reglement van Trainingsgroep Survival Vollenhove (TSV)

Het doel van dit Huishoudelijk Reglement is het duidelijk op schrift stellen wat de regels zijn binnen TSV, inzake betalingen, afspraken, bijeenkomsten etc. Zowel het bestuur als de leden kunnen hierop terugvallen.

Artikel 1 Leden
1.1

Onder leden verstaat TSV natuurlijke personen en rechtspersonen die het doel van de vereniging onderschrijven en die zich hebben aangemeld als lid van TSV. Het bestuur houdt een register waarin de namen en adressen van alle leden zijn opgenomen. Op overige betrokkenen zoals sponsoren en donateurs is dit Huishoudelijk Reglement niet van toepassing.

1.2

Het lidmaatschap wordt voor onbeperkte tijd aangegaan en jaarlijks stilzwijgend verlengt. Leden kunnen hun lidmaatschap beëindigen door schriftelijke opzegging, uiterlijk twee maanden voor einde van het verenigingsjaar bij de secretaris. Het verenigingsjaar loopt synchroon met de Survivalbond
Nederland. Leden zijn verplicht om adreswijzigingen door te geven aan de secretaris.

1.3

Leden hebben de minimale leeftijd van 8 jaar.

1.4

De vereniging hanteert een maximaal aantal leden. Dit aantal is afhankelijk van de intensiteit van het gebruik van de trainingslocatie en wordt jaarlijks opnieuw vastgesteld.

1.5

Bij het behalen van het maximaal aantal leden wordt een wachtlijst opgesteld. Het bestuur neemt de beslissing of er personen van de wachtlijst worden toegelaten.

Artikel 2 Het bestuur

2.1

Het bestuur bestaat uit een oneven aantal personen, tenminste 3, een voorzitter, een secretaris en een penningmeester. Eventueel aangevuld met twee algemeen bestuursleden.

2.2 Voorzitter, secretaris en penningmeester zijn verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken binnen de vereniging.

Taken van de voorzitter:
 Het leiden van bestuursvergaderingen
 Het laten vastleggen van bestuursbesluiten
 Representatie van de vereniging bij derden
 Representatie van het bestuursbeleid binnen de vereniging
 Ceremonieel woordvoerder binnen de vereniging
 Toezicht op de uitvoering van bestuursbesluiten
 Het aanzoek van nieuwe bestuursleden
 Het uitschrijven van bestuursvergaderingen
 Het leiden van de algemene ledenvergadering
 Het indien nodig bijeen roepen van het dagelijks bestuur
 Het oplossen van meningsverschillen binnen de vereniging
 Relatiebeheer ereleden
Taken van de secretaris:
 Het indien nodig vervangen van de voorzitter
 Het leiden van de zakelijke administratie van de vereniging
 Het notuleren van bestuursvergaderingen
 Het notuleren van algemene ledenvergaderingen
 Het bijhouden van de roosters van aftreden van bestuursleden
 Het bijhouden van de ledenadministratie
 Het bijhouden van de wachtlijst

Taken van de penningmeester:
 Adequaat bijhouden van de boekhouding
 Het dagelijks toezicht op ontvangsten en uitgaven
 Het verrichten van betaalopdrachten
 Uitvoeren van de donateur boekhouding
 Innen van contributies en overige inkomsten
 Beheer van de uitvoering van de begroting
 Het opstellen van financiële documenten voor de algemene ledenvergadering
 De geregelde verslaglegging van de financiële toestand van de vereniging binnen het bestuur

2.3

Bij ontstaan van een vacature worden de desbetreffende werkzaamheden opgevangen door de overige bestuursleden tot het aantreden van het nieuwe bestuurslid.

2.4

Bij tijdelijke uitschakeling van een van de bestuursleden worden desbetreffende werkzaamheden overgenomen door de overgebleven bestuursleden.

2.5

De voorzitter van de vereniging leidt de bestuursvergaderingen en ledenvergaderingen. Samen met de secretaris (en eventueel een algemeen lid), stelt de voorzitter de agenda op en ondertekent belangrijke stukken die namens de vereniging worden verstuurd.

2.6

De secretaris is verantwoordelijk voor de samenstelling van het jaarverslag en de correspondentie van de vereniging.

2.7

De penningmeester draagt zorg voor het beheer van de geldmiddelen en de overige bezittingen van de vereniging, evenals de begroting en een jaarlijks financieel verslag. De gelden worden, voor zover zij niet voor direct gebruik nodig zijn, door de penningmeester in overleg met het bestuur, rentegevend belegd.

2.8

Het bestuur vergadert als regel vier maal per jaar en voorts zo vaak als het bestuur dat nodig acht. Ook zal een vergadering van het bestuur bijeengeroepen worden als tenminste drie bestuursleden daarom vragen.

Artikel 3 Algemene ledenvergadering

3.1

De algemene ledenvergadering vindt tenminste één keer per jaar plaats en wordt samengesteld in overeenstemming met artikel 14 van de statuten.

3.2

De algemene ledenvergadering benoemt een kascontrolecommissie van twee personen wier taak het is de administratie en jaarrekening van de vereniging te controleren. Zij doen hiervan verslag op de algemene ledenvergadering. Deze controle dient tenminste een maand voor behandeling van het financiële jaarverslag te gebeuren. De uitvoering van deze controle staat omschreven in de statuten, artikel 14 lid 3.

3.3

Het bestuur en de leden hebben het recht voorstellen in te dienen voor de in artikel 14 van de statuten bedoelde zitting van de algemene ledenvergadering.
3.4 De leden dienen dergelijke voorstellen uiterlijk vier weken voor de dag van de zitting bij het bestuur in te dienen.

3.5

Alle voorstellen worden door het bestuur samengevoegd en schriftelijk toegezonden aan alle leden, twee weken voor de algemene ledenvergadering. Voorstellen worden in de algemene ledenvergadering besproken.

3.6

In het geval van bijzondere zittingen van de algemene ledenvergadering, zoals bedoeld in artikel 14 lid 4 van de statuten, stelt het bestuur zowel procedure als agenda van deze vergadering vast.

Artikel 4 Vergaderingen.

4.1

Van de vergaderingen van het bestuur worden schriftelijke verslagen (notulen) gemaakt. Hierin komen besluiten te staan, maar ook actiepunten voor de verschillende bestuursleden. Deze notulen worden voor de volgende bijeenkomst ter controle en goedkeuring toegestuurd aan alle bestuursleden.

4.2

Het bestuur legt besluiten genomen in de zitting van de algemene ledenvergadering vast in een verslag (de notulen van de algemene ledenvergadering). Dit wordt ter controle en goedkeuring voor de volgende bijeenkomst van de algemene ledenvergadering toegestuurd aan alle leden.

Artikel 5 Stemmingen

5.1

Als ongeldige stemmen worden beschouwd:
 onduidelijk ingevulde stembiljetten.
 in geval van stemmingen over nieuwe bestuursleden: biljetten waarop personen worden aangegeven die niet tot de gestelde kandidaten behoren.
 biljetten welke ondertekend zijn.

5.2

Bij schriftelijke stemmingen tijdens de algemene ledenvergadering geschiedt het tellen van de stemmen door de voorzitter of door de daartoe aangewezen stemcommissie, bestaande uit twee personen. Deze commissie wordt door de voorzitter van de vergadering benoemd.

Artikel 6 Jaarlijkse bijdragen

6.1

De leden zijn gehouden tot het betalen van een jaarlijkse bijdrage, die door de algemene vergadering wordt vastgesteld.

6.2

De jaarlijkse contributie wordt door leden in een éénmalige bijdrage per jaar betaald:
 1e lid van het gezin €60,00 per jaar
 2e lid van het gezin €45,00 per jaar
 3e lid van het gezin €35,00 per jaar
 4e en volgende gezinsleden zijn gratis.
6.3 Het bestuur is bevoegd in bijzondere gevallen gehele of gedeeltelijke ontheffing van de verplichting tot het betalen van een bijdrage te verlenen.

6.4

De leden zijn verplicht lid te worden bij de landelijke organisatie Survival Bond Nederland en dienen de bijdrage hiervoor zelf te voldoen.

6.5

Bij onvoorziene noodzakelijke kostenposten kan er eventueel een beroep worden gedaan op de leden.

6.6

De statuten van de Survival Bond Nederland zijn te lezen via de website www.survivalbond.nl

6.7

Bestuursleden en trainers worden voor hun inspanning gecompenseerd in de contributie, de hoogte hiervan komt overeen met het 1e lid van het gezin. Bij meerdere gezinsleden wordt de tabel van artikel 6.2 gehanteerd.

6.8

Trainers ontvangen een jaarlijkse onkostenvergoeding welke aan het einde van het verenigingsjaar wordt uitbetaald. De hoogte van deze vergoeding is vastgesteld op €100,- per verenigingsjaar.

Artikel 7 Betalingen

7.1

Het bestuur geeft richtlijnen met betrekking tot de inning van de contributie en de wijze waarop deze aan het bestuur moet worden verantwoord en afgedragen.

7.2

De betaling van de contributie kan alleen bewezen worden door het tonen van de daartoe door de vereniging verstrekte betalingsbewijzen of door het overleggen van afschriften van giro of bankrekening.

7.3

Mocht er niet tijdig aan de betalingsverplichting van de contributie voldaan worden door een lid of begunstiger, dan zullen twee aanmaningen van de penningmeester volgen. Wordt er daarna nog niet betaald, dan heeft het bestuur het recht om het desbetreffende lid of begunstiger te schorsen als lid respectievelijk begunstiger van de vereniging.

7.4

De vereniging kan leden kosten vergoeden als die zijn gemaakt voor de vereniging dan wel op verzoek van het bestuur.

7.5

Het vergoeden van kosten gebeurd door de penningmeester en met toestemming van het gehele bestuur.

7.6

Als leden kosten maken in het belang van de vereniging dient hier vooraf toestemming te zijn gegeven door het bestuur.

Artikel 8 Verplichtingen van de leden
Leden zijn verplicht:

8.1

De statuten, reglementen en richtlijnen van de vereniging na te leven.

8.2

De belangen van de vereniging en in het bijzonder die van de survivalsport in het algemeen niet te schaden.

8.3

Alle overige verplichtingen, die uit het lidmaatschap voortvloeien, te aanvaarden en na te komen.

8.4

Van leden wordt verwacht dat zij zich op verzoek actief zullen inspannen in het belang van de vereniging als daar om wordt gevraagd.

8.5

Van leden wordt verwacht dat zij zich op verzoek actief zullen inspannen in het belang van de Stichting Survival Vollenhove met betrekking tot de jaarlijkse survivalrun als daar om wordt gevraagd.

8.6

Het staat het bestuur vrij bij niet nakomen van bovengenoemde regels het lidmaatschap te beëindigen en de toegang tot de trainingslocatie te ontzeggen.

Artikel 9 Trainingen
9.1

Het trainingsparcours van de vereniging TSV bevindt zich op Aan Boord 2, 8325 HA te Vollenhove. Het postadres van de vereniging is ’t Engelse Bos 14, 8325 EB, Vollenhove

9.2 Trainingen vinden op gezette tijden plaats.

 Maandagavond 18:00 – 19:00 Recreanten jeugd
 Maandagavond 19:30 – 20:45 Recreanten volwassenen
 Dinsdagavond 19:00 – 20:15 ‘Wedstrijd’ jeugd
 Woensdagavond 19:30 – 21:00 ‘Wedstrijd’ volwassenen

Het trainen op deze avonden geschiedt onder begeleiding van één of meerdere trainers. Buiten deze vastgestelde trainingstijden kan vrij worden getraind.
De vrije trainingstijden zijn verbonden aan een aantal voorwaarden welke nader in dit artikel zijn omschreven. Vaak wordt er op donderdagavond 19:30 tot 21.00 uur en zaterdagmiddag van 16:00 tot 18:00 getraind.

9.3

De trainingslocatie mag alleen gebruikt worden door een lid van de vereniging. Advies is om minimaal met twee personen te trainen. Traint men alleen dan is het de eigen verantwoording dat hulp gewaarborgd is.

9.4

Leden jonger dan 16 jaar mogen alleen trainen onder begeleiding van een lid van de vereniging die meerderjarig is of één van de ouders, verzorgers.

9.5

De trainingsgroep organiseert twee keer per jaar een beginnerscursus. Deze cursussen starten in maart en september voor een periode van 6 weken. De vaste trainingstijden hiervoor is vastgesteld op de donderdagavond van 19:00 t/m 20:00 uur. Vrij trainen door de leden gedurende deze tijden is dan niet
toegestaan.

Artikel 10 Veiligheid
10.1

De leden en het bestuur dragen er te allen tijde zorg voor dat de veiligheid van de hindernissen op het trainingsparcours voldoet aan de eisen zoals deze vastgesteld zijn door de Survival Bond Nederland. Dat betekent dat leden die (potentieel) gevaarlijke situaties opmerken, het bestuur hiervan onverwijld in kennis moeten stellen en de betreffende hindernis met rood-wit lint en/of door het verwijderen van (een deel van) de hindernis, buiten werking moeten stellen. Te denken valt aan vandalisme, ondeugdelijke beveiligingen, overmatige slijtage van touwen en balken, dode en/ of rottende bomen, etc.

10.2

Ieder lid draagt er zelf verantwoording voor de hindernissen op het trainingsparcours te inspecteren voor aanvang van de training, alvorens het lid er gebruik van maakt.

10.3

Het bestuur verplicht zich ertoe, na een ontvangen melding, alles in het werk te stellen de onveilige situatie zo spoedig mogelijk op te lossen. Dat betekent het herstellen dan wel het verwijderen van de betreffende hindernis.

10.4

De Parcourscommissie van de Survival Bond Nederland keurt jaarlijks de hindernissen. Het bestuur verplicht zich ertoe om de verbeterpunten die door de Parcourscommissie aangegeven zijn, binnen een redelijke termijn aan te brengen.

10.5

De vereniging kan op geen enkele wijze aansprakelijk gesteld worden bij ongelukken op het trainingsparcours. Een ieder betreed het trainingsparcours geheel op eigen risico.

10.6

De eigenaar van het trainingsterrein kan op geen enkele wijze aansprakelijk gesteld worden bij ongelukken op het trainingsparcours. Hij stelt de locatie ter beschikking aan TSV.

10.7

In het kader van veilig trainen is het bestuur van mening dat er zoveel mogelijk met minimaal twee personen tegelijkertijd wordt getraind. Alleen trainen is mogelijk echter op eigen risico.

10.8

het bestuur raadt aan dat leden tijdens het trainen over een mobiele telefoon beschikken, zodat in geval van nood hier gebruik van kan worden gemaakt.

10.9

Noch het bestuur, noch de bestuursleden persoonlijk, kunnen aansprakelijk worden gesteld voor schade, op welk vlak dan ook, die voortvloeit uit activiteiten, die door de vereniging zijn georganiseerd. Dit geldt met name ook voor letselschade.

Artikel 11 Trainingslocatie
11.1

Parkeren bij de trainingslocatie dient te gebeuren op een wijze waar anderen er geen hinder van ondervinden. Er mag niet geparkeerd worden op de groenstrook bij de trainingslocatie en op het pad voor de trainingslocatie. Er moet rekening worden gehouden met het overige gebruik van het parkeerterrein.

11.2

Zorg voor een schone trainingslocatie. Laat geen afval slingeren in en rondom het terrein.

11.3

Rondom de trainingslocatie, de parkeerplaats en op de doorgaande weg dient men zich te houden aan de geldende verkeersregels.

11.4 Binnen TSV is het bestuur vast aanspreekpersoon naar de verhuurder van de trainingslocatie en visa versa.

11.5

De opgebouwde hindernissen evenals het (reserve)materiaal behoort de vereniging in eigendom toe.

Artikel 12 Slotbepalingen
12.1

Het bestuur beslist in die gevallen waarin dit Huishoudelijk Reglement niet voorziet.

12.2

Bij een verschil of bij onduidelijkheid van opvatting over de uitleg van de bepalingen van dit Huishoudelijk Reglement beslist het bestuur.

12.3

Aldus vastgesteld door de algemene vergadering.